Стандартный пакет документов

Как правило, процедура подачи заявки включает в себя два, либо три этапа.

1. На начальном этапе заявки рассматриваются по формальным признакам (наличие всех необходимых документов, правильное оформление, своевременность предоставления и др.)
2. Следующим этапом является собственно конкурс документов (выявление экспертным советом наиболее успешных кандидатов в соответствии с требованиями программы)
3. Многие программы определяют в качестве третьего этапа отбора проведение интервью с отобранными кандидатами (скачать презентацию Travis Smith. The Interview and its Strategies)

PPTTravis Smith. The Interview and its Strategies

Очевидно, что ключевым и определяющим фактором является грамотное и корректное оформление заявки. Однако прежде чем приступить непосредственно к составлению пакета документов для участия в академической программе, рекомендуется внимательно ознакомиться с общими целями и требованиями данной программы. Помните, что неправильно оформленные и неполные комплекты документов отклоняются или вообще не рассматриваются экспертами.

В стандартный пакет документов обычно включается следующее:

  • Анкета (аппликационная форма)
  • Резюме/ CV
  • Мотивационное письмо, или письмо-обоснование
  • Рекомендательные письма
  • Документы, подтверждающие уровень образования и полученную квалификацию
  • Документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком
  • Справка о состоянии здоровья

Анкета (аппликационная форма)

Бланки анкет, как правило, заполняются в режиме on-line на сайте зарубежного вуза, фонда или организации, обеспечивающей финансовую поддержку. Они заполняются кандидатом в соответствии с инструкциями, представленными в этих анкетах или на соответствующих веб-сайтах. Тем не менее, лучше скачать бланки анкет и хранить их электронные и бумажные копии. Это существенно сэкономит время при редактировании. Заполнить оригиналы придется в том случае, если это оговорено правилами приема заявки.


Резюме (CV)

При составлении документа необходимо быть предельно конкретным в формулировках, правильно и честно подать нужную информацию, сконцентрировав внимание на своих достижениях.

Информацию рекомендуется располагать в табличной форме, см. CV в формате Europass.

В резюме указывают следующие сведения.

1. Персональные данные:

  • фамилия, имя, отчество;
  • адрес постоянного места жительства;
  • почтовый адрес (если он иной);
  • телефон;
  • адрес электронной почты;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • семейное положение;
  • гражданство.

2. Образование

Перечисление оконченных вами учебных заведений начинайте в обратной последовательности с последнего места учёбы. При этом указывайте:

  • период времени учебы в каждом учебном заведении; (если учёба не завершена на настоящий момент, укажите год начала обучения, а на месте года окончания пишите: "по наст. время")
  • название учебного заведения, факультета, кафедры;
  • присвоенную квалификацию (по диплому). (студентам последнего года обучения писать: "диплом будет получен в июне такого-то года")

По аналогичной схеме перечислите оконченные вами учебные заведения в целях получения дополнительного образования (если таковое имеется).

3. Профессиональный опыт и область профессиональных интересов.

В данном разделе вы указываете информацию, относящуюся к вашему опыту работы, имеющему отношение к специализации программы:

  • название предприятия;
  • выполняемая работа;
  • перечень навыков в области специализации и других специальных областях.

Кроме того, в этом разделе вы можете обрисовать ваши дальнейшие планы по совершенствованию профессионального уровня. Если у вас нет опыта работы, укажите, что вы делали в период прохождения практики.

4. Навыки.
В данном разделе перечисляются дополнительные сведения, например, компьютерная грамотность (знание программных продуктов, языков программирования и т.д.)

5. Награды.

6. Публикации.
Указывается количество публикаций. Перечень опубликованных материалов прикладывается на отдельном листе. Если материалы опубликованы не на иностранном языке, необходимо написать их названия в транслитерации (латинскими буквами), а в скобках указать перевод на иностранный язык.

7. Языки.
В этом разделе указываются:

  • родной язык;
  • иностранные языки, которыми вы владеете.

Обратите внимание: резюме формата Europass предусматривает самооценку уровня владения иностранным языком, тем не менее, для большинства академических программ требуется предоставление сертификатов с результатами языковых тестов (например, TOEFL, testDaF, DELE, DELF/DALF, и др.)

8. Дополнительная информация.
В данном разделе указывается:

  • членство в различных организациях (например, волонтерская работа);
  • персональные характеристики;
  • личные интересы, хобби;
  • иная информация о вас, которую вы считаете необходимым указать.

Мотивационное письмо (обоснование)

Письмо-обоснование должно представлять из себя целостный документ, подчиненный общей идее, в котором следует описать, чем продиктовано ваше намерение принять участие в образовательной программе, стажироваться или проводить исследования в зарубежном вузе, а также показать, что принятое вами решение тщательно продумано, отражает вашу личную точку зрения и продиктовано конкретными интересами. Кроме того, следует помнить, что мотивацию необходимо связать с конкретной программой, в которой вы намерены принять участие, чтобы у лиц, принимающих решение о награждении стипендией (если вы ищете финансовую поддержку), возникло желание присудить ее только вам. Поэтому составление письма-обоснования существенно облегчит предварительное ознакомление с возможностями, предоставляемыми данной программой.

В доказательство необходимости вашего участия в программе приводите конкретные примеры, демонстрирующие ваши способности и достижения, а о сделанных вами ошибках говорите с позиций приобретенного опыта.

В целом, организаторов учебных программ в первую очередь интересует следующее:

  • цель, которую вы поставили и хотите достичь, приняв участие в данной образовательной программе;
  • конкретная область науки, в которой вы хотели бы специализироваться;
  • как вы будете в дальнейшем использовать знания, полученные по окончании данной программы;
  • насколько хорошо вы подготовлены и соответствуете предлагаемой учебной программе (ваши академические знания и навыки, профессиональный или практический опыт работы);
  • факторы, повлиявшие на формирование решения о выборе специализации (проиллюстрируйте причины вашего выбора на основе личного опыта).

Полезная информация: PPTTravis Smith. Writing a Personal Statement


Рекомендательные письма

Рекомендательные письма пишут профессора или доценты кафедр, преподаватели или научные руководители, которые лично знают кандидата и готовы предоставить положительные отзывы. Идеальное рекомендательное письмо должно быть индивидуальным и подчеркнуто убедительным. В таком письме автор показывает искреннее убеждение в том, что рекомендуемый обладает необходимыми профессиональными и личными качествами и достоин участия в конкретной программе. В качестве примера он приводит конкретные успехи и достижения рекомендуемого, акцентируя внимание на его индивидуальных способностях, а затем показывает их соответствие целям, которые преследует рекомендуемое лицо.

Объём рекомендательного письма не должен превышать одной страницы. Рекомендательное письмо оформляется как деловое. В верхней части листа приводятся фамилия, имя и отчество рекомендателя, его должность, название организации, её адрес, телефон (адреса отправителя не указывается, если письмо составлено на фирменном бланке).

Иногда к бланку анкеты прикладывается бланк рекомендательного письма. В этом случае рекомендатель заполняет данный бланк в соответствии с требованиями.

В рекомендательном письме, как правило, приводится следующая информация:

  • Как долго рекомендатель знает рекомендуемого и в качестве кого (студента, аспиранта, преподавателя, ученого и др.)
  • Должна быть очевидна убежденность автора в том, что рекомендуемый обладает необходимыми профессиональными и личными качествами для участия в программе.
  • Какое значение данная программа будет иметь для соискателя в научном плане и для профессионального роста.
  • Примеры успехов и достижений рекомендуемого, подтвержденные конкретными документами (награды, сертификаты, грамоты, публикации и т.д.)
  • Сравнение студента с другими. Неплохо указать относительный уровень рекомендуемого (например, "Студент Иванов входит в N% лучших студентов группы из M человек").

Полезная информация: PPTTravis Smith. Writing Reference Letters


Документы об образовании

Как правило, требуется предоставить копию диплома о высшем образовании, либо выписку из зачётно-экзаменационной ведомости - документ установленного образца с указанием изученных учебных курсов и полученных отметок (выдается в деканате). Выписка должна быть подписана деканом, или заместителем декана факультета с приложением печати. В зависимости от программы могут также потребоваться копия и перевод аттестата о среднем (полном) общем образовании. Перевод документов об образовании выполняется в Управлении международного сотрудничества и связей с общественностью на основании Распоряжения ректора УдГУ.

Все копии и переводы документов должны быть заверены отделом делопроизводства УдГУ.


Подтверждение уровня владения иностранным языком

Уровень языковой подготовки подтверждается сертификатом о сдаче международного экзамена по иностранному языку:

  • английский язык IELTS, TOEFL
  • немецкий язык TestDaF
  • французский язык DELF/DALF
  • испанский язык DELE

В некоторых случаях достаточно справки, подписанной преподавателем иностранного языка.


Справка о состоянии здоровья

Медицинская справка о состоянии здоровья, подтверждающая возможность обучения за рубежом, подписанная главным врачом лечебного учреждения и заверенная печатью предоставляется только в том случае, если это оговорено требованиями программы. Перевод справки должен быть заверен нотариально.